办公室工作中,你要这样打电话、发短信/微信
发布时间:2019-11-05 来源:未知 浏览次数:56

区委书记的领带是“借”的

2016年1月6日,X区召开区委全体(扩大)会议暨全区经济工作会议。距离会议召开还有5分钟,区委书记系好了“借来”的领带,走进会场。整个会议过程流畅,顺利结束。

会后,领导没有任何批评,但作为负责会议通知的张敏,却懊恼万分:因为她一个细节疏忽,差点影响了整个会议的质量。

原来,在1月4日召开X区区委常委会会议上,专题听取了关于召开X区区委全体(扩大)会议暨全区经济工作会议相关筹备情况的汇报,区委书记专门就会议规模、会议材料、会议宣传、会议氛围作了明确要求。

在“会议氛围”上,书记明确要求:着正装。其中,专门明确了穿西服、白衬衫、可不系领带。负责会务的张敏,当时正在处理另一个突发事件,并没有听清领导的要求。

第二天上午,张敏编辑短信,向所有区级领导发出会议正式通知。强调了着正装的要求,但没有提到“可不系领带”这个细节。

会议开始前几分钟,张敏才发现:所有的区级领导都穿了西服、白衬衫、打了领带,只有书记一人没有系领带!她立即寻人借了一条领带给书记,保证了会场着装统一。(人物均系化名)

亲历者说:

一则短短的通知,隐藏着大学问。协调工作中,反馈机制的建立往往被忽视,这恰恰成为了很多工作失误的根本原因。因此,在进行上传下达工作时,一定要迅速进行传达或反馈,决不能有半点儿延误。

缺席的市政协主席

2016年某日下午17:00,D市领导临时决定晚上19:00召开常委会会议,议题是研究纪委案件。参会人员主要有市委常委,人大、政协主职,列席人员为纪委相关负责人。

接到会议通知后,秘书科负责会议通知的王科长迅速通知相关部门的办公室,要求各部门办公室必须于18:00前反馈参会情况。

根据王科长提供的参会人员名单,肖迪及时迅速地将会场布置完毕。根据惯例,每位县级领导都准备了席位卡。因为主题是讨论纪委案件,会议无关人员不能参会,布置完会场后,肖迪回到办公室,等待会议结束后,收拾会场。

当晚,会议结束后,时任市委常委、市委办公室主任的张主任很严厉地批评了肖迪:“晚上的会议,市政协李主席没有来参会,为什么你把他的席位卡放桌上了?我跟李主席通了电话后,李主席很确定地说他请假了;由于会议主持人误认为李主席要参会,所以会议推迟了10分钟才开;你回去查查哪个环节出了错误。”

事后,肖迪与王科长沟通,搞清楚了事情的原因。原来市政协办公室最初反馈李主席能参加晚上的会议。但是,后来反馈李主席因故请假。而王科长忘记将请假的信息反馈给肖迪。(人物均系化名)

亲历者说:

办会中,反馈机制是否成功发挥作用决定着会议的质效。

工作交接是办公室工作必经环节。我们在交接工作的时候,务必做到“三个清”,即:时间清、进程清、要素清。交接工作的开始时间和截止时间要清楚;工作开展的程度要清楚;工作的内容和要求要清楚。

同时,交接工作的双方都要秉持高度负责的态度,才能避免工作失误。尤其要注意参会人员名单的反馈是否及时到位,避免参会领导临时请假或临时又参会的情况发生。


◆ ◆ ◆ ◆

办公室接打电话攻略

◆ ◆ ◆ ◆

01

注意通话时机

除非特别紧急的事情,最好在上班时间打电话。

如果通话过程中忽然中断电话,应该由打电话的人再打过去。

打出去的电话,如果对方马上挂断,说明对方不方便接听,不可一而再、再而三拨打对方电话,可用短信等方式联系。

02

注意通话时间

以短为佳,宁短勿长,最好不要超过3分钟。

如果是较长的电话交谈,要通话之初告诉对方大致时间,获得对方许可后再继续。

03

注意通话内容

电话接通后,首先确认对方信息,自报家门后,用一句话概述你打电话的原因,然后再条理清楚地说其他内容。

涉及到数目、时间、日期、地点等内容,要准确并和对方确认。

对重要的会议通知,要问清楚时间、地点、什么人主持、哪些人参加(正职、副职)、有什么要求(是否要发言、着正装)等等。

04

及时接听和回复

如果是一时没接,再接时,要说“对不起,让您久等了!”或者简单解释一下没接原因。

放在包里的手机,要隔一阵查看一次。

如果没有听到,看到后要及时回复,特别是熟悉的领导和同事。

05

注意保密

打电话声音不要过高。

在会议中不得打电话,要走出会场打接电话;涉及到保密事项,不要公众场合接打电话。

◆ ◆ ◆ ◆

办公室发短信(微信)攻略

◆ ◆ ◆ ◆

01

称呼要注意

不能没有称呼,也不能随便称呼。

一对一的信息,一开始就直接“点名道姓”,明确对象,如李主任、张局长等。

群发信息,用“尊敬的各位领导”“尊敬的各位嘉宾”等,不能把群发的信息明确到个别领导和嘉宾身上。

02

要署名

对于不熟悉的人,一条信息发过去,如果不署名,对方不知道是谁,可能不予理会。

署名可以在信息开头就表明身份,如:“尊敬的××主任,我是办公室××,有个事情向您报告”,也可以在信息末尾加括号注明,如(办公室×××)。

03

要准确

信息发送前,一定要核定准确后再发送,不要急急忙忙发送后发觉有误修改后又发送一次,这样不礼貌,且会引起对方反感。

对于需要对方回复的会议通知等,要提醒对方“收到请回复”。

对于收到的信息要及时回复。